Laadittu 7.11.2022
Päivitetty 18.9.2024
1. Yleiset tietosuojaperiaatteemme
Tämä on Kuullas Finland Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Täytämme Suomen lain yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004 asetetut vaatimukset.
Palveluidemme loppukäyttäjä hallitsee palveluissamme henkilötietojaan päättämällä mitä henkilötietoja jakaa käyttäessään Kuullaksen palveluita. Tietojen poistaminen tapahtuu aina pyydettäessä. Säilytämme henkilötietoja asiakassuhteen voimassaoloajan.
Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen palveluidemme tarjoamiseksi.
Tarjoamme asiakkaillemme kokonaisraportteja palveluiden käytöstä ja vaikuttavuudesta. Nämä raportit toteutetaan ja tarjotaan ainoastaan tilanteissa, kun otoskoot ovat riittävän suuria, jotta yksilöitä ei voida tunnistaa. Loppukäyttäjä voi aina päättää antaako kokonaisraportteihin käytettävää palautetta palvelusta vai ei.
Kuullas pidättää oikeuden käsitellä ja käyttää kerättyä käyttäjädataa anonymisoidusti tutkimustarkoituksiin, jolla luodaan uutta tietoa mielen hyvinvoinnin valmennuksesta ja siihen vaikuttavista tekijöistä, tilastollisiin arviointeihin, toimialavertailuihin, tuoteparannuksiin, uusiin tuotekehityksiin ja muihin vastaaviin tarkoituksiin,
Anonymisoituja tai koostettuja tietoja ei enää pidetä henkilötietoina, eikä niitä koske tietojen luovuttamis- tai poistamisvelvollisuus.
Emme säännönmukaisesti luovuta tai lainaa loppukäyttäjän nimeä, sähköpostiosoitetta tai muita henkilötietoja. Käytämme palveluidemme tuottamisessa ja toteuttamisessa kolmansia osapuolia (kuten ajanvarausjärjestelmää ja videoneuvottelupalvelua). Käytämme ainoastaan toimittajia, jotka täyttävät EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR).
Henkilötietoja saatetaan siirtää kansainvälisten rajojen yli palvelua tukeville palvelimille. Käytämme toimittajia, jotka täyttävät EU:n asettamat vaatimukset EU ja ETA-maiden ulkopuolelle tapahtuvan tiedonsiirron riittävyydestä (esimerkiksi EU-US Privacy Data Framework).
Tiedostamme, että jokaisessa järjestelmässä on tietosuojariskejä. Pyrimme kuitenkin pitämään henkilötiedot jatkuvasti suojattuna ja kehittämään tietoturvaamme. Alla olemme esittäneet toimia henkilötietojen suojaamiseksi.
Muutokset tietosuojakäytäntöömme julkaistaan verkkosivuillamme.
Jos sinulla tietosuojaan tai yksityisyyteen liittyviä kysymyksiä tai ehdotuksia, ota meihin yhteyttä osoitteeseen info@kuullas.com tai saara.rantanen@kuullas.com.
2. Kuullaksen valmennuspalveluiden tietosuojaperiaateet
Kuullas Finland Oy tarjoaa mielen hyvinvointiin liittyviä valmennuspalveluita niin yksilöille kuin tiimeille.
Ennen valmennuksen aloittamista loppukäyttäjän on annettava suostumus henkilötietojensa keräämiseen ja käsittelyyn.
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään suostumuksen mukaisesti ja jaetaan vain loppukäyttäjän valitsemalle valmentajalle siinä määrin kun se on palveluiden tuottamiseksi pakollista (esimerkiksi ajanvarauksen tiedot).
Jokaista valmennustapahtumaa ennen loppukäyttäjältä kerätään hyvinvointitietoja, joita hän voi antaa halutessaan. Jokaisen valmennustapahtuman jälkeen loppukäyttäjältä pyydetään palautetta valmennuksen onnistumisesta. Yksilö voi halutessaan jättää tämän vastaamatta. Hyvinvointikyselyiden tietosuojaperiaateet löydät kohdasta 5.
Kuullaksen valmentajat, jotka ovat palveluntuottajia, eivät kerää yksilöiden henkilötietoja tai dataa valmennuksista. Kaikkien palveluntuottajien kanssa on voimassa oleva salassapitosopimus.
Hyödynnämme valmennuspalveluidemme toteuttamiseen ulkopuolisten palveluntarjoajien digitaalisia palveluita. Nämä palveluntarjoajat toimivat tietojen käsittelijöinä puolestamme, ja ovat sitoutuneet GDPR:n mukaiseen tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn:
Vello: Ajanvarausohjelma
Whereby: Videopuhelut
Google Forms: Hyvinvointi- ja palautekyselyt
Kuullas valmennuspalveluiden tietojen keräys
Rekisterin ylläpitäjä: Kuullas Finland Oy
Rekisterin nimi: Kuullas valmennusrekisteri
Rekisterin tarkoitus: Rekisteriä käytetään Kuullaksen valmennuspalveluiden toteuttamiseen ja tarjoamiseen sekä Kuullas Finland Oy:n ja sen asiakkaiden ja loppukäyttäjien välisten asiakassuhteiden hoitamiseen.
Rekisterin tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin ilman käyttäjien suostumusta.
Rekisterin sisältö
Rekisteri koostuu tiedoista, joita olemme keränneet erilaisiin valmennuspalveluidemme tarjoamiseen liittyviin palveluihin (Whereby, Vello, Google Forms).
Rekisterien sisältö ja tietosuojausperiaatteet ulkoisille palveluille, joita käytämme valmennuspalveluidemme tarjoamisessa:
Vello: ajanvarauksen sisältö: Nimi, sähköposti, yritys, valmennusaihe, valittu ajankohta, valmentaja, sijainti, mahdolliset esitiedot valmentajalle, varauksen ajankohta, aikaleimatiedot.
Rekisterin tietosuojaselosta: https://www.vello.fi/fi/tietosuojaseloste
Whereby video conferencing system
Sisältö: Nimi, sähköposti
Rekisterin tietosuojaseloste: https://whereby.com/information/tos/privacy-policy/
Tietolähteet: Käyttäjien itsensä lisäämä tai palveluiden tuottamat tiedot.
3. Kuullaksen B2B -asiakasrekisterin tietosuojaperiaatteet
Kuullas Finland Oy tarjoaa mielen hyvinvointiin liittyviä valmennuspalveluita niin yksilöille kuin tiimeille. Kuullas ylläpitää asiakastietorekisteriä yrityksistä ja näiden yhteyshenkilöistä. Rekisterin tarkoituksena on asiakassuhteenhoito ja uusasiakashankinta.
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
Kuullaksen asiakasrekisterin tietojen keräys
Rekisterin ylläpitäjä: Kuullas Finland Oy
Rekisterin nimi: Kuullas asiakasrekisteri
Rekisterin tarkoitus: Rekisteriä käytetään Kuullas Finland Oy:n ja sen asiakkaiden välisten asiakassuhteiden hoitamiseen sekä uusasiakashankintaan.
Yhteystiedot: info@kuullas.com
Rekisterien sisältö ja tietosuojausperiaatteet ulkoisille palveluille, joita käytämme valmennuspalveluidemme tarjoamisessa:
Pipedrive: Nimi, yrityksen nimi ja y-tunnus, työtaso ja tehtävä, sähköposti, henkilöstömäärä, liikevaihtoluvut, neuvottelumuistiinpanot.
Rekisterin tietosuojaseloste: https://www.pipedrive.com/en/features/privacy-security
Yhteystiedot: info@kuullas.com
Tietolähteet: Julkiset lähteet, Fonecta Finder -palvelu ja asiakkaiden itsensä antamat tiedot.
4. Kuullas.com sivuston tietosuojaperiaatteet
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on palveluiden tuottaminen, uusasiakashankinta ja asiakassuhteiden ylläpito.
Tietyissä vuorovaikutustilanteissa Kuullas.comin kanssa (esim. tilaamalla uutiskirjeemme) annat suostumuksesi siihen, että henkilötietosi lisätään Kuullaksen markkinointirekisteriin, joka voi sisältää seuraavia käyttäjän itse toimittamia henkilötietoja:
Nimi
Sähköpostiosoite
Matkapuhelinnumero
Ikä ja sukupuoli
Työtaso ja tehtävä
Yrityksen nimi ja toimiala
Käyttäjän ilmoittamat kiinnostuksen kohteet uutiskirjetilausta varten
Itse toimitettujen tietojen lisäksi käytämme analytiikka- ja markkinoinnin automaatiotyökaluja, jotka keräävät tietoa käyttäjien selaustiedoista, kuten liikenteen lähteistä, käytetyistä selaimista ja laitteista, Kuullaksen verkkosivuilla vietetystä ajasta, vierailluista sivuista, maantieteellisestä sijainnista jne.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
Käsittelemme henkilötietoja asiakkuudenhallinnan ja markkinoinnin tarpeisiin käyttäjän suostumuksella, emmekä luovuta asiakkaan henkilötietoja kolmansille osapuolille. Ylläpidämme rekisteriä uutiskirjeiden tilaajista ja muista verkkosivujemme toiminnallisuuksien käyttäjistä. Uutiskirjeitä lähetetään tilaajille sähköpostitse markkinointirekisterin tietojen perusteella.
Tietosi voidaan poistaa Kuullaksen markkinointirekisteristä henkilökohtaisen pyynnön perusteella. Uutiskirjeen tilaajat voivat peruuttaa tilauksensa suoraan uutiskirjeestä.
Kuullas.com tietojen keräys
Rekisterin ylläpitäjä: Kuullas Finland Oy
Rekisterin nimi: Kuullas markkinointirekisteri
Rekisterin tarkoitus: Rekisteriä käytetään Kuullas Finland Oy:n ja sen asiakkaiden ja loppukäyttäjien välisten asiakassuhteiden hoitamiseen sekä markkinointiin kuten uutiskirjeeseen
Yhteystiedot: info@kuullas.com
5. Kuullas -kyselyiden tietosuojaperiaatteet
Kuullas hyvinvointiarvio tarjoaa kevyen kartoituksen loppukäyttäjän hyvinvoinnin eri osa-alueista. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja ja hyvinvointikyselyn tietoja yksilön aktiivisella suostumuksella tarjotaksemme henkilökohtaisen raportin kyselyn vastausten perusteella ja valmennusprosessin edetessä.
Suostumus henkilötietojen käsittelyyn voidaan perua milloin tahansa ottamalla yhteyttä meihin osoitteeseen info@kuullas.com.
Yksittäisten käyttäjien kyselytulokset ovat aina yksityisiä, eikä niitä jaeta kellekään. Jos yksilö osallistuu Kuullaksen valmennuksiin työnantajan kautta, tulokset voidaan sisällyttää työnantajalle toimitettaviin anymisoituihin koontiraportteihin. Yksilön tietoja ei kuitenkaan voida tunnistaa koontiraportista.
Hyvinvointikyselyihin vastaaminen on yksilölle aina vapaaehtoista.
Kuullaksen hyvinvointikyselyiden tietojen keräys
Rekisterin ylläpitäjä: Kuullas Finland Oy
Yhteystiedot: info@kuullas.com
Käyttötarkoitus: Rekisteriä käytetään Kuullaksen hyvinvointiarvioiden tuottamiseen.
Rekisterin sisältö: Käyttäjän henkilötiedot (nimi), Käyttäjän yhteystiedot (sähköposti), Käyttäjän organisaatiotiedot (työnanataja), Käyttäjän antamat vastaukset kyselyihin
Tietolähteet: Käyttäjän itse antamat tiedot
Rekisterin suojausperiaate: Kuullas hyvinvointikyselyiden tarjoamiseksi käytämme ulkoisia palveluntarjoajia tiedonkeruuseen ja tietojen hallinnointiin. Ulkoinen palveluntarjoajamme on Google (Google Forms) tiedonkeruuseen ja Google Cloud -palvelimet isännöintiin. Palveluntarjoajamme täyttävät yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja/tai EU-US Data Privacy Framework -vaatimukset.
6. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
7. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle kuukauden kuluessa.
8. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle kuukauden kuluessa.
